为做好基金会各种管理文件的归档，进一步规范基金会档案管理工作，根据我校基金会实际工作内容，特制订本管理办法：

一、职责分工

1、教育发展基金会的档案由教育发展基金会秘书处负责收集、整理和保管，秘书长检查、指导。

2、归档的文件材料要求完整、准确，并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。

3、归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。

二、上级主管部门文件材料主要包括

1、上级主管部门下达需要贯彻执行的会议主要文件材料。

2、上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件。

3、领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

4、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

三、本基金会的文件材料主要包括

1、本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种音像材料。

2、本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等。

3、本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等。

4、本会的请示与上级部门的批复文件。

5、本会年检、考核、评先材料。

6、本会统计报表和统计分析资料。

7、本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料。

8、本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等。

9、本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料。

10、本会历届理事会名册及志愿者名册。

11、本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件。

12、本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料。

13、其他具有保存价值的文件材料。

四、档案材料查阅

1、教育发展基金会秘书处应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。

2、借阅档案要办理借阅手续，及时归还。

本制度的解释权、修改权属教育发展基金会。 

本管理办法自公布之日起执行

上海应用技术大学教育发展基金会